KMO

Briefing

"Hoe kan onze organisatie blijven communiceren met verschillende partijen tijdens een gerechtelijk onderzoek, ook wanneer we verplicht zijn om digitaal te werken?"

Aanpak

In deze case ondersteunden we de organisatie tijdens een lopend gerechtelijk onderzoek naar hun bedrijf. Plots brak de coronacrisis uit, maar het onderzoek liep gewoon door. Dit zorgde voor een extra moeilijke situatie. Vooraf hadden we geen idee van de uitslag van het onderzoek: vrijspraak of niet? Daarnaast draaide de zaak niet alleen om enorm veel geld, ook de manier van verplicht, volledig digitaal werken was een aanpassing (de zaak zou namelijk via videogesprekken behandeld worden).

In overleg met de klant kozen we voor een hybride aanpak omdat we door de coronamaatregelen niet fysiek samen konden komen. In overleg schreven we samen verschillende scenario’s uit, waaruit telkens twee verschillende trajecten uit konden voortkomen. Ofwel werd het bedrijf vrijgesproken, ofwel werd het bedrijf schuldig bevonden.

Indien we niet in volle coronacrisis zaten, zouden we deze scenario’s in het voortraject uitschrijven op een whiteboard. Dat was echter niet het geval en daardoor hadden we geen fysiek whiteboard. Dankzij Miro, een digitaal whiteboard, konden we heel makkelijk aan whiteboarding doen. Zo konden we tijdens de coronacrisis met z’n allen gewoon synchroon aan deze case werken. Feedback gaf iedereen via een videogesprek en simultaan stuurde de advocaat op het digitale whiteboard bij met juridische inhoud.

Resultaat

Achteraf zagen we duidelijk de efficiëntie in van deze case. Wanneer je samenwerkt met verschillende partijen zoals de klant, de advocaat en een communicatiebureau, heb je heel wat correctierondes nodig. Voordien spraken we hiervoor fysiek af; dat kost heel wat tijd. Dankzij deze hybride manier van werken kon elke partij tijd- en plaatsonafhankelijk correcties uitvoeren. Deze werkwijze was niet alleen efficiënter, maar ook accurater.