Werken aan de digitale én de echte weg
Iedereen kent wel een platenspeler, een draaitafel waarop je lp’s, oftewel platen, kan afspelen. De naald, die steunt op de spiraalsgewijze groeven van de plaat, veroorzaakt trillingen en speelt het liedje af. Kortom: plaat erop, het nummer speelt af, platenspeler uit. Voor sprekers is dat een herkenbaar scenario. Want wie telkens dezelfde boodschap brengt, voel zich soms ook een platenspeler wiens plaat blijft hangen. Of dat negatief is? Dat is een ander verhaal.
Guy: Natasha, jij bent coördinator Data-, Informatie en Kennismanagement bij Agentschap Wegen en Verkeer. Waar werk je concreet aan?
Natasha: We werken elke dag aan de weg van morgen. We zorgen voor een vlot, duurzaam en veilig wegverkeer. Dat doen we onder andere door te werken aan duurzame infrastructuurwerken en de verbetering ervan. Een duurzame weg creëren kan je uiteraard niet alleen als overheidsinstantie, dat doe je in samenwerking met de gemeenten waar die wegen liggen, maar nog meer met aannemers en bureaus waar je dagelijks mee samenwerkt. Eigenlijk werken wij aan twee wegen: de digitale weg en de weg voor duurzaam verkeer.
Iedereen heeft zijn eigen talenten
Guy: Dat klinkt niet eenvoudig, hoe pak je dat juist aan?
Natasha: Je wil natuurlijk de omgeving optimaliseren waarin iedereen samenwerkt. Na research zag ik hoe omliggende landen met de administratie omgaan. Toen ontdekte ik BIM: building information management. Dat is een methodiek om aan te leren hoe je virtueel kan leren bouwen en onderhouden, een nieuw en innoverend model in onze sector.
Ik gebruik echter niet graag de termen als ‘GIS, BIM en kennis- en datamanagement’, dat klinkt zo artificieel en zegt niets.
Guy: Voor een buitenstaander zoals ik, roepen die termen eerder het liedje ‘bim bam beieren’ op (lacht). Ik ken jou als iemand die altijd start vanuit de behoefte van de stakeholder. Je zou je ook kunnen houden aan het vakjargon en ervan uitgaan dat mensen zich aanpassen. Hoe komt het dat je het zo bekijkt?
Natasha: Ik vind dat iedereen zijn eigen talenten heeft. Je moet toenadering zoeken tot de mens in zijn taal en in wat hij kent, doet en waar hij goed in is. Sommige mensen vertelden mij dat ik goed kan verkopen, dat komt omdat ik me in hun plaats stel en in hun taal praat om iets te kunnen verpakken.
Niemand heeft natuurlijk graag een verjaardagscadeau dat mooi is ingepakt, maar een waardeloze inhoud heeft. Je moet het verpakken met een strikje errond dat hen aanspreekt. Daarom vind ik dat je niet vanuit processen mag vertrekken, iedere organisatie tekent zijn processen voor zichzelf. Je moet toenadering zoeken tot de mens en kijken waar zijn talenten en capaciteiten liggen. Dat moet je vertalen, zodat die persoon morgen nog steeds het gevoel heeft dat hij of zij het zelf aan het doen is, ondanks dat ze gesteund worden in hun activiteiten. Je mag nooit een mens veranderen, want dat gaat niet.
Toenadering zoeken doe je niet via processen, wel via talenten en capaciteiten
De kracht van ontzorging: een balans tussen geven en nemen
Guy: We gebruiken altijd de term ‘People First’, eerst de mens en dan pas de functie. Ik heb jou leren kennen als iemand die eerst kijkt naar de menselijke behoefte en daarna naar de functie van de persoon. Het mooie aan jouw aanpak is dat je niet denkt vanuit de processen die nog vaak in overheidsdiensten leven. Jij doet het tegenovergestelde, wat niet evident is voor een afdeling die voornamelijk bezig is met digitalisering, automatisering, virtuele omgevingen en processen. Dat vind ik zeer knap.
Natasha: Inderdaad, die “what’s in it for me” stond in onze visie van BIM. Het gaat over het omarmen van de samenwerking zodat elk individu, elke belanghebbende en elke firma zijn succes eruit haalt. Je kan geen verandering opleggen zonder dat er een voordeel in zit voor de andere partij. Dat is iets wat vaak onderschat wordt. Je legt verandering op bij de één en verwacht dat de ander het zal omarmen, maar deze zal de verandering niet omarmen als er geen toegevoegde waarde in zit.
Mensen omarmen verandering enkel wanneer ze een toegevoegde waarde zien
Guy: Het is ongebruikelijk om iemand, die in een overheidsorganisatie werkt en bezig is met digitalisering, te horen spreken over ‘verkopen’. Ik hoor daar een mooie denkpiste inzitten: een persoon moet intrinsiek gedreven zijn. Daar geloven we ook in. We starten daarom bij: “Hoe kunnen we mensen iets bezorgen waar zij op zitten te wachten?”. Dat doen jullie ook, jullie komen met een andere aanpak, werken op een efficiëntere manier en daar vragen jullie ook betrokkenheid voor terug.
Natasha: Het moet een succesverhaal worden voor iedereen. In elk verhaal heb je het strategisch kader, het tactisch kader en het operationeel kader. Het is de samenwerking tussen die drie kaders die je stappen vooruit doet zetten. We zetten echt in op de ontzorging van de mensen.
Guy: Ja, dat is waar. En dan gebruik je woorden zoals ontzorgen. Dat heeft een heel mooie betekenis, zeker nu.
Natasha: Het is een woord dat ik overgenomen heb van mijn Nederlandse collega’s. Ontzorgen betekent mensen de zorgen uit de handen nemen. Het is een lelijke term, maar we bedoelen daarmee dat we onze collega’s ondersteunen met nieuwe methodieken. We geven ondersteuning van A tot Z, alsook voor de partners waar ze mee samenwerken. We gaan van het strategisch luik, naar het tactische luik en vervolgens naar het operationele luik. We vertalen én herhalen die 3 luiken zodat iedereen mee is op zijn niveau.
Door te ontzorgen ondersteunen we onze collega’s met nieuwe methodieken
Guy: Inderdaad, het belang van herhaling mag niet onderschat worden. Een fout die vaak voorkomt, is dat een zender eenmalig communiceert. Dat betekent niet dat het is aangekomen. Ik hoor hier dat jij datzelfde traject doorloopt en feedback terugkrijgt. Stel je je nooit de vraag hoe ver je daarin moet gaan?
Natasha: Ik heb mij die vraag veel gesteld. Het zit in mij om te blijven luisteren en voelen of iedereen nog steeds mee is. Je moet continue de balans bewaren tussen geven en nemen. Als er iemand niet mee is, moet je extra gewicht in de schaal leggen en moeite doen om nogmaals toenadering te zoeken. Ik heb niet voor niets met mijn team twee jaar lang research gedaan, nu wil ik dat ook geïmplementeerd zien. Je kan dat vergelijken met het grootbrengen van een kind. Het stopt niet na de bevalling, je moet ook intensief werken aan de opvoeding en dat doe je samen.
Public speaking, ook dat is geven en nemen
Guy: We hebben elkaar leren kennen in de voorbereiding voor Trefdag Digitaal Vlaanderen in 2018. Na de opleiding sprak jij voor een groot publiek, maar je slaagde er ook in om te luisteren. Ik herinner mij dat jij vragen stelde en interactie stimuleerde. Jij hebt een intrinsieke drive om te luisteren, ook als je aan het praten bent. Luisteren is namelijk veel moeilijker dan praten, zeker om dat evenwicht te vinden. Daar kruipt natuurlijk ook veel tijd in.
Natasha: Ja, ik steek daar inderdaad veel tijd in. Sommigen collega’s vinden dat een evidentie. Op het ogenblik dat je daar staat doe je je ding, maar ik krijg er zoveel voor terug, omdat ik voel dat ik een connectie maak met die mensen. Je mag informatie verkrijgen van mensen en daar ben ik naar op zoek.
Guy: Je hebt samen met ons de voorbereidende sessies gedaan, was dat een meerwaarde volgens jou?
Natasha: Ja, absoluut. Aan de ene kant heb ik tijdens de voorbereidende sessie veel bijgeleerd over de zelfzekerheid die je nodig hebt om op een podium te staan. Aan de andere kant was ik al enkele maanden bezig met het verspreiden van mijn verhaal. Na een tijdje, begon ik mijzelf een platenspeler te noemen, een platenspeler die haar energie verloor door telkens hetzelfde verhaal te brengen. Ik ben gestopt met het zo te noemen, omdat jij mij daar attent op maakte.
Mensen beseffen niet dat je dat verhaal al honderd keer hebt verteld. Je moet een pokerface opzetten en dat verhaal vertellen met even veel liefde als de eerste keer. Dat heeft mij geholpen om mijn boodschap te blijven overdragen. Dat zijn voor mij woorden die zijn blijven hangen.
Mijn team staat voor, achter en naast mij
Guy: Dat is fijn om te horen. Je ziet dat ook wanneer sprekers in automatisch piloot zitten. Mensen die het een uitdaging vinden om op een podium te staan zijn blij als de sprekerssessie gedaan is, die hebben niet zo veel oor naar vragen. Jij daarentegen luistert en geeft feedback. Als je ziet hoe je geëvolueerd bent en hoe je die groep benadert, is het voor mij een plezier om daar naar te kijken. Daar doe ik mijn job voor, om zulke dingen te zien gebeuren, dingen waarvan je met je mond vol tanden staat.
Natasha: Ik ben enorm gegroeid in mijn job en dat samen met mijn team. Mijn team staat voor, achter én naast mij. Het is geen eenrichtingsverkeer. Je leert van elkaar en groeit mee met het verhaal en met je mensen.
Daarbij speelt vertrouwen ook een grote rol. Als je in een team zit, mag je niet het idee hebben dat je onvervangbaar bent. Vertrouwen hebben in je mensen is héél belangrijk, vind ik.
Guy: Als je vooraf zorgt dat je mensen mee hebt, moet je ze nadien niet meer bijsturen. Je moet informatie verzenden, nagaan of het aankomt en ten slotte afwachten wat de doelgroep ermee doet. Dat is moeilijk en tijdrovend, maar de kans is groter dat je achteraf minder moet bijsturen. Dat heeft ook met vertrouwen te maken. Wat ik het allerbelangrijkste vind, is waarom ik mijn job doe. Ik train sprekers graag, om het traject mee te kunnen zien evolueren. Daar krijg ik zo veel voldoening van. Het is fantastisch om te zien dat er mensen bestaan zoals jij die zeggen dat ze er veel van hebben geleerd.
Natasha: Ik haal daar ook ontzettend veel voldoening uit. Ik weet nog goed dat ik na een dag vergaderen in de avond moest spreken voor vierhonderd mensen. Ik moest nog een eind rijden in de auto en had daar absoluut geen zin in. Maar ik was voorbereid, ik heb dat beloofd en dan doe ik dat ook.
Op het ogenblik dat ik binnenkwam, werd ik ontzettend warm onthaald. Ik werd daar intrinsiek heel gelukkig van. Nadat ik mijn verhaal had verteld, kreeg ik een overweldigend applaus; daar krijg ik zo veel energie van. Ik ben die avond nog lang blijven praten met mensen. Dat was ongetwijfeld één van de meest memorabele momenten omdat ik daar veel van terug heb gekregen. Daarvoor doe ik het.
Vertrouwen hebben in je mensen is héél belangrijk
Guy: Je bent enorm gegroeid doorheen jouw carrière. Welke tip kan je de lezer meegeven?
Natasha: Dat het belangrijk is om mensen constructieve feedback te geven. Dat heb ik van jou geleerd en daar ben ik zeer dankbaar voor.
Guy: Dankjewel voor het mooie compliment. Dat is trouwens héél graag gedaan. Bedankt voor het zeer interessante interview, Natasha!
