De tandwielen van een organisatie
Een organisatie is zoals een klok. De radars van een klok zorgen ervoor dat de klok blijft draaien. Breekt er een tandje af, werkt de klok niet meer. Hetzelfde geldt in een bedrijf: iedereen is belangrijk. De grote baas is een heel groot rad in de klok, anderen (zoals het management, medewerkers en de schoonmaakploeg) zijn kleinere tandwielen in de klok. Samen vormen ze een geheel. Neem je er eentje weg, klein of groot, dan blijft de klok – en dus je organisatie – niet draaien. Henk Arntz, Managing Director bij Nederlands Bureau Keuring Binnenvaartschepen, hecht daarom bijzonder veel belang aan verandering en het belang van medewerkers.
Guy: Henk, jij werkt samen met onafhankelijke experts; niet altijd even makkelijk om die op één lijn te krijgen. Je maakt dan vaak de vergelijking met een klok, want iedereen is belangrijk in een organisatie.
Henk: Ik heb zo ooit al mijn medewerkers bij elkaar geroepen omdat het toiletpapier op was in een van de toiletten. Dat lijkt misschien overdreven, maar dat is het niet. Ten eerste is het heel egoïstisch, want je geeft het probleem gewoon door aan de volgende. Ten tweede: je wilt sowieso niet iemand vanop de wc’s horen roepen dat het toiletpapier op is en al helemaal niet als dat een klant is. Dan kan je met het schaamrood op de wangen een nieuwe rol gaan brengen. Daarnaast kan je er nog eens zeker van zijn dat die persoon niet ons bedrijfsverhaal gaat onthouden, maar wel het feit dat we geen wc-papier hadden. Daar willen we niet bekend voor staan, toch?
Als je niet naar je mensen luistert, raken ze gedemotiveerd
We hebben binnen de organisatie allemaal dezelfde taak: zelf doen voor anderen wat we willen dat er met ons gebeurt, zoals met het toiletpapier. Niemand wil te laat tot de ontdekking komen dat het toiletpapier op is en niemand wil in de rommel zitten. Als we hier allemaal samen voor zorgen, is alles veel leuker.
Guy: Respecteer elkaar. Ook al lijkt het voor jou misschien efficiënter om onmiddellijk terug achter je computer te gaan zitten, in plaats van eerst een nieuwe rol wc-papier te zoeken. Als je elkaar respecteert, doe je dit wel. Dat is eigenlijk waar het bij een veranderingstraject ook om draait: respect.
Henk: Als het bestuur de inbreng van zijn medewerkers niet respecteert, dan garandeer ik dat het changeproject mislukt. Je moet je mensen betrekken in het geheel en het belangrijkste: je moet naar ze luisteren. Er is maar één plaats waar bevelen geven werkt: het leger. Als je niet naar je medewerkers luistert, raken ze gedemotiveerd. Daarom is communicatie zo belangrijk bij verandering.
Guy: Luisteren is dan ook het moeilijkste deel van communicatie. Mensen moeten het nut en de noodzaak van de verandering inzien. Dus dat betekent: het communiceren van het hoe en de waarom.
Henk: Inderdaad. Stel je voor: Je werkt al vijftien jaar in een bedrijf, je maakt je product al jaren op dezelfde manier en dat werkt perfect. Ineens komt de baas tegen jou zeggen: “Vanaf morgen doen we het anders.”, zonder een ‘hoe’ en ‘waarom’. Ga je dan nog gemotiveerd zijn om je taak goed uit te voeren? Waarschijnlijk niet, of toch veel minder.
Neem nu dezelfde situatie, je werkt al vijftien jaar in een bedrijf en je baas komt zeggen: “Heel tevreden over je werk. We hebben een manier gevonden waardoor we denken dat het nog efficiënter kan. Daarom lijkt het ons beter dat we samen de methode aanpassen.” Het belangrijkst hier is dat hij uitlegt waarom ze gaan veranderen. Dat is een compleet andere situatie. Gemotiveerde medewerkers zorgen voor een goed resultaat.
